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提案书也好、委托书也好，很多人在书写商业文书之前，经常不经大脑思考，总认为反正先把要表达的想法，一条一条写出来再说。如果你也这么想的话，那可就大错特错。原因在于，太急着将自己的思考转化成文字，会导致文章一点一点的偏离方向，最后变得主张暧昧、脉络不明。重新修改一份粗糙的文书，反而需要花费更多的力气。
「急就章」是最没有效率的做法。所以，一开始就应该先画好设计图，接着才制作文书，比较有效率。没有人盖房子是想到哪、就盖到哪，而不事先画好设计图的。制作文书也是一样，最重要的就是设计图。而最有效的文书设计图，就是金字塔结构。
金字塔结构——一件事情要想到三层
金字塔结构，就是依照层级来配置主题或讯息的图表。我稍后再说明「主题金字塔」，我们先来了解什么是「讯息金字塔」。在讯息金字塔的构图中，把最想传达的讯息放在最上层，这则讯息称为「主要讯息」。例如，你正在制作的文书为提案书，那么最终的提案讯息，就是你要放在最上层的主要讯息。
主要讯息之下，紧接着的是「关键讯息」。假设文书是以章构成，那么每一章的讯息就是关键讯息。如果是提案书，提案中的背景、优点、风险、实施的体制等，就是关键讯息。
从关键讯息再往下一层，则是「次要讯息」。如果说关键讯息等同于章，那么，次要讯息就是构成章的分段讯息。在逻辑表现力中，你必须在基本逻辑的主张之下，有根有据、条理分明的铺陈出确实的叙述。
金字塔结构就是这个基本形式的扩大版，你的主张就是主要讯息、你的根据就是关键讯息，条理分明。通常在金字塔结构中，只推想到第三层的次要讯息。只要不是太长的文书，这三层已经非常够用。当然，如果要针对次要讯息进行说明，那么可能会出现「次次要讯息」。「次」越多，范围就越广。理论上，金字塔结构可以一路扩展下去，但如果只是要设计简短的沟通，那么只需要「主要讯息」和「关键讯息」这两层便已足够。
金字塔分两种：并列型和直列型
金字塔在结构上可分为「并列型」和「直列型」。并列型的结构，就是下位讯息各自独立，并且支撑上位讯息。在这个结构中，任何一个下位讯息都和上位讯息有着直接关系，同时上下位讯息的纵向关系较强，而下位讯息之间的横向关系较弱。
直列型的特征在于，下位讯息之间的横向关系较强。在这种结构中，下位讯息之间有强烈的序列关系，但是只有最后面的下位讯息支撑著上位讯息。适合使用并列型或是直列型的结构，是根据引导出讯息的方法而定，大致有个规范。
用金字塔结构来表达的好处
设计商业沟通的内容时，使用金字塔结构的好处非常多。第一个好处是，整体的逻辑构成可以有视觉上的俯瞰效果。必要的时候，也可以立即确认细节。换句话说，你可以同时见树又见林。
第二个好处是，可以列出每个层级的讯息，并且比较彼此之间是否具有统合性。不管是关键讯息也好，次要讯息也好，只要属于同一层级，都可以立即检查里面的资讯量、讯息种类、抽象度、表现风格等是否统一。由于在使用上十分便利，所以，建构金字塔结构已成为每个商务人士应该具备的技能。
专业的沟通，先确认双方主题同一层次
金字塔结构中的层级名称，诸如「主要」、「关键」、「次要」，其实是相对的概念。例如，某提案书的结论讯息为「本公司应该并购Z公司」，而其中有一章讯息叙述并购的理由：「因为Z公司拥有对本公司未来发展不可或缺的技术」。如果把这个结论放在主要讯息的话，那么章讯息在金字塔结构上属于「根据」，则应该放在关键讯息的位置。
假设在别的金字塔结构中，最上一层的讯息放上了「因为Z公司拥有对本公司发展不可或缺的技术」，那么这则讯息在这个金字塔结构中，就变成主要讯息了。
因此，在团队作业中为了避免误会，一定要互相确认彼此讲的事情是在同一层次上。例如，当有人说「主要讯息」，他是指整份文书的金字塔结构顶点，也就是最终的主要讯息呢？还是从整体金字塔结构中选出特定部分，当作另一金字塔结构中的顶点？
讯息的设计：我要表现什么？用哪种表现技巧？
由上而下法，就是将讯息加以分解
所谓由上而下法，是从主要讯息开始进行讯息设计的方法。就是先选定一个主要讯息，然后再分解成个别的关键讯息。接着，再将讯息往下分解成若干次要讯息。由金字塔的顶点开始，往底边下降的思考过程，就称为由上而下法。
执行长、董事长、总经理等都属企业组织高层，当他们发出主要讯息的号令，接受命令的各个部属则必须考虑各自的具体行动。这个状况，就如同由上而下法的讯息分解一样。
当我们形容一个组织的特征时，经常会说它们是由上而下型，或是由下而上型。仔细想想，组织也是一种金字塔结构，所以公司组织的讯息传递，与这里解说的由上而下法、由下而上法，可说是不谋而合。
由上而下，拆开解析：理由法或详述法
诚如前述，由下而上法，就是从下位讯息导出上位讯息的手续，而讯息的设计方法包括了结论法和摘要法。相对的，由上而下法，则是把上位讯息拆解成下位讯息，跟由下而上法相反，而其讯息的设计方法，包括了理由法和详述法。
如同字面上的意思，理由法是把下位讯息定位为上位讯息的理由。详述法则是跟摘要法相反，也就是必须详细说明。摘要法的核心是抽象化，详述法的核心则是具象化。
简言之，这两种由上而下的思考法，都是从上位撷取部分讯息放在下位，再透过具体的讯息来加以说明。由上而下法的具体作业方针，是考虑「为了让上位讯息更有说服力，要用哪些下位讯息比较能够支持论点」，来设计讯息。
例如，假设主要讯息表现出一个结论：「Z公司已经展开适切的行销策略。」采用由上而下法，或许可以得出以下几个关键讯息，作为支撑主要讯息的理由：
「Z公司的产品策略是适切的。」
「Z公司的价格策略是适切的。」
「Z公司的推广策略是适切的。」
「Z公司的通路策略是适切的。」
之所以列举出这些例子，其背后的逻辑是：行销策略的评价项目，就是由产品、价格、推广、通路等策略所构成。因此，如果这些策略都十分适切，那么我们便可以整理出以下的评价：「Z公司的行销策略是适切的」。这里的分析架构，是根据「行销4P」
详述法，会形同告诉人家如何做
有时候，我们在由上而下法当中提出的详述内容，会变成实行上位讯息时应该采取的做法，也就是具体步骤。举例来说，上位讯息为「本公司应该实施更具效果的销售策略」。如果用由上而下法来设计讯息，我们可能会有两种目的，第一种目的是详述主张的理由，例如基于什么理由，认定现在的销售策略没效率。不过，有时候是第二种目的：详述应该采取的做法，也就是如何实施有效的销售策略，例如：
「更换店铺的地点。」
「替换商品。」
「重新设定价格。」
「更换广告媒体。」
「重新促销推广。」
《金字塔原理》:自上而下的思考方式(一)
《金字塔原理》是一本关于如何思考、表达及解决问题逻辑的书籍，这本书我已经反复阅读了几次，但是并没有将该书的思想运用于实际写作、思考问题、处理事务的过程中，常常导致思维混乱、无法真正将自己的想法表达出来，因此，本次阅读先将书中的基本要点以导图的形式总结归纳，希望不假时日，自己真正能够将金字塔原理铭记于心。
第一章的主题是简述关于表达的基本逻辑及思路，最主要的方式就是： 分组归类、自下而上、自上而下 。
第二章是关于金字塔结构的内部结构，只有将内部基本逻辑结构理清，才不只是虚有其表、条理混乱、泛泛而谈。
第三章中根据金字塔结构及其构建方式开始搭建金字塔的逻辑结构。作者列举了三种方式构建的金字塔，自上而下的方式是结论先行、先总结后引出疑惑再依次向下做出说明解释。自下而上的方式就是事先不抛出基本的主题，先列举各点，最后再汇总得出结论。
第四章论述了序言的基本写法，序言相当于开场白，概述读者已知的基本信息并将之与正文相联系，交代背景、冲突从而引出疑惑，之后的正文便是正对序言的回答。
阅读经典的意义不仅仅是在于陶冶情操，更在于获取知识的力量！
